ייעוץ ניהולי
כמה עובדים אתם (באמת) צריכים?
המשאב החשוב ביותר לארגון הוא המשאב האנושי, אך מנגד, הוא גם היקר ביותר. בתקופה שבה שוק העבודה מתכנן ומחשב מחדש את תקני כוח האדם, עולה השאלה איך משלבים יעילות כלכלית עם אפקטיביות עובדים
כל ארגון השואף לנהל את המשאבים שלו באופן נכון ויעיל, נדרש להסתכלות מתמדת על יעדי הארגון, מיקומו בסביבת העבודה המשתנה וכוח האדם שלו. הוצאות השכר תופסות את הנתח המרכזי בהוצאות הארגון, ומה עושים כשהמשאב הכי חשוב הוא גם היקר ביותר?
מנכ”לים, מנהלי משאבי אנוש, סמנכ”לי שירות ומנהלי תחום ארגון ושיטות מתחבטים בשאלה “כמה תקנים אנחנו באמת צריכים?” מדי שנה בעת בניית התקציב, לפני פרויקט גדול וגם בתקופות משבר ארגוניות או כאלה המשפיעות על כלל המשק, כמו זו שאנו חווים כעת. מגפת הקורונה גרמה לשינויים ותמורות בשוק העולמי: נפח העבודה השתנה, אצל ארגונים רבים ישנה ירידה בהכנסות ואצל חלקם זהו דווקא אופי העבודה שמשנה כיוון.
נקודת האיזון בין יעילות כלכלית לבין תפוקת העובדים
בתקופה זו אנו מרגישים את חשיבות חלוקת המשאבים של הארגון ביתר שאת, ולכן ארגון מחדש של כוח האדם הוא זה שמידת ההשפעה שלו תהיה המשמעותית ביותר על התקציב. הדרך לעשות זאת מתחילה במציאת נקודת האיזון בין יעילות כלכלית לבין אפקטיביות של תפוקת העובדים על ידי בחינה של תקני כוח האדם הדרושים לארגון. התאמת היקף כוח האדם נעשית באמצעות מודל תכנון כוח אדם ותקינת משאבים מדויקת ודינמית, דרכו ניתן לחזות את מספר העובדים הדרוש בנקודות זמן שונות, בהתאם לשינויים בהיקפי הפעילות. המודל מאפשר לבנות אינטגרציה בין העובדים, להגדיר צורות העסקה שונות ולשפר את האפקטיביות של תהליכי העבודה.
תקינה מדויקת היא בסיס להתייעלות ארגונית, וכוללת את ניתוח עיסוקי הארגון, איתור “בזבוזים” ארגוניים ופוטנציאל התייעלות, זיהוי משתני העומס בפעילות, יצירת תשתית מדויקת לחיזוי היקף כוח אדם נדרש, ביצוע ניתוחי רגישות וחיסכון בעלויות. אבל על מנת להוציא לפועל תהליך שכזה, יש לבצע אבחון לארגון ולהגדיר מחדש את התפקידים הקריטיים לתהליכי העבודה שלו.
ראשית התהליך היא בהחלטה לאיזה תפקידים מעוניינים לקבוע תקנים חדשים והאם התהליך הוא חוצה ארגון או שנעשה באופן נקודתי ביחידות מסוימות. השלב הבא הוא למפות ולנתח את תחומי העיסוק הנדרשים בארגון ולייצר סרגל עיסוקים לכל תפקיד, על מנת להבין מאיזה משימות הוא מורכב. המיפוי מאפשר את הבנת המשימות הליבה של העובדים, וכאן טמונה ההזדמנות הראשונה לייעול: האם אותן משימות של העובד קשורות לתפוקה שלו, או שישנן משימות שמעכבות אותו ומפחיתות את הפריון?
המודל שחוזה את מספר העובדים הדרוש לארגון
מודל תקינת המשאבים מכתיב כמה תקנים צריך עבור תפקיד מסוים בארגון. לאחר בניית התשתית אשר מייצרת את בסיס התקינה, ניתן להזין משתנים למודל הדינמי המתקבל, בכפוף להיקפי פעילות קיימים או עתידיים. המודל יחשב ויוציא פלט של כמה תקנים יצטרך הארגון בכל נקודת זמן, בהתאם ליעדים שהוא הגדיר או שואף להגיע אליהם. המודלים הדינמיים מתאימים במיוחד לתקופות של חוסר ודאות, אשר מאופיינות בשינויים רבים המצריכים צמצום והרחבה של מצבת כוח האדם. מרגע שהתשתית קיימת בארגון ניתן להשתמש בה שוב ושוב, וייחודיות המודל הדינמי היא שאפשר לשנות את הנתונים כדי להציב יעדים חדשים ולהבין היכן הארגון רוצה להיות בעתיד.
ישנן 4 גישות לבניית מודל התקינה:
# מדידה ותצפית. המודלים המדויקים ביותר מתקבלים ממדידה ותצפיות על בעלי התפקיד בארגון. התצפית מזהה מהם הגורמים מייצרי הפעילות והעומס של כל תפקיד, מודדת אותם וגוזרת מהנתונים כמה עובדים נדרשים כדי לקיים את פעילות הארגון.
# בנצ’מארק (Benchmark). מדד המהווה נקודת התייחסות והשוואה, אשר מייצר נתונים על היקף פעילות ותדירות בהשוואה לארגונים דומים או כאלה שמעוניינים להידמות אליהם ולהגיע לתפוקות שלהם. קביעת בנצ’מארק יכולה להיעשות באמצעות מחקר וניתוח של מגמות שוק, על בסיס ניסיון קודם של הארגון עצמו ובאמצעות הסתכלות על ארגונים אחרים ומתחרים.
# מפתחות הערכה. הערכות של הארגון מהו המפתח הנכון לתקנן פעילות כלשהי של עובד.
# מוקדי שירות. כלי ייחודי שמייצר תקינה למוקדי שירות מתוך נגזרת של נתונים קיימים.
מה מתאים לארגון שלך?
מודל תכנון כוח האדם ותקינת המשאבים מיועד עבור כל ארגוני השירות, מתחומי הרכב, תשתיות ובנייה דרך אקדמיה, עיריות ורשויות ועד לביטוח ופיננסים, ומתאים דווקא עכשיו לכל ארגון שמשרת לקוחות וחווה שינוי בעקבות המשבר שנוצר במשק כתוצאה ממגפת הקורונה. יש מי שחווה ירידה משמעותית בפעילות ועתה עשוי לצמצם עובדים כדי לעבור למבנה ארגוני רזה וגמיש במטרה להתייעל ולחסוך, ומנגד יש תחומים שלבלבו ושגשגו ועכשיו מרחיבים את הפעילות וזקוקים לתקנים נוספים בעקבות עלייה בביקושים.
אחד העקרונות החשובים בבניית מודל תקינה הוא התאמה נכונה של אופן המדידה לתפקידים הקיימים בארגון ולאופי שלו. דווקא שילוב של כמה גישות ייתן פתרון מקיף ומדויק יותר לארגון שיש לו סוגים שונים של תפקידים: תקנים תפעוליים מומלץ לבחון בדרך של תצפית מדידה; תקן בודד כדאי לעשות בהערכות מפתח ארגוניות; אם בארגון קיים מוקד שירות יש להריץ מודל של תקינת מוקדים; ותקני מטה כמו יועצים משפטיים, כלכלנים והנהלת חשבונות, לדוגמה, עדיף ליישם בדרך של בנצ’מארק. על מנת לדעת לשלב את הגישות יחד ולהתאים את התקינה לסוג העובדים בארגון צריך מומחיות, ניסיון והיכרות עם השוק ועם ארגונים רבים לאורך זמן, כדי לדעת מה עובד לכל סוג תפקיד ובכל סוג ארגון.
מודל התקינה הדינמי מסייע לארגונים ליישב את הדילמה בין הצורך להתייעל ולחסוך לבין הרצון לגדול ולצמוח, מוצא עבורם את נקודת האיזון האופטימלית והכי חשוב: עוזר להם להשיג ודאות בתקופה של אי ודאות.
אהבתם?
קבלו את התכנים שלנו ישירות לתיבת המייל
זאת תחילה של ידידות מופלאה (:
ממש בקרוב נתחיל לשלוח לך תכנים, נתראה באינבוקס!