ניהול פרויקטים
פרויקט היברידי כבר ניהלתם?
מסתבר שלא חייבים לבחור בין מתודולוגיית המפל המסורתית לבין שיטת האג'ייל הבועטת. כך מנהלים פרויקטים במציאות דינמית
מפתחים מוצר או שירות, מטמיעים מערכת חדשה או מובילים פרויקט אוטומציה? על פניו, התהליך פשוט: כל פרויקט שכזה הרי מתחיל בייזום, ממשיך בתכנון ומסתיים בביצוע. אבל המציאות המורכבת טופחת על פני כל מי שמנהל פרויקט ומביאה איתה אילוצים, צפויים יותר או פחות, ומחייבת הסתגלות מהירה.
הסביבה שבה פועלים היום ארגונים ומפעלים היא סופר-דינמית ושינוי הקצב מצריך לאמץ אופני עבודה חדשים. בעבר היצרנים היו אלה שקבעו את קצב הפיתוח והייצור, ואילו היום הלקוחות הם אלה עם היד על השאלטר (או על כפתור הרכישה, במקרה הזה). הם לא מוכנים לחכות לזמני אספקה ארוכים ורוצים את המוצר הכי חדש וזה שמותאם באופן אישי לצרכים שלהם. אם פעם היה יתרון לגודל, היום היתרון הוא מהירות, במיוחד בתחום הטכנולוגי שבו גאדג’טים מתחלפים בקדחתנות, חיי המדף שלהם קצובים וזמן הפיתוח חייב להיות קצר כדי שיהיו הראשונים בשוק.
מפל vs. אג’ייל
כל ארגון או תעשייה מתמודדים היום עם ניהול פרויקטים, החל מהמגזר הציבורי שמוביל לאחרונה פרויקטים בתחום האוטומציה והדיגיטציה של תהליכים שבעבר היו מבוצעים באופן ידני, ועד למגזר הפרטי. מנעד הפרויקטים רחב וכולל פיתוח של מוצרים ושירותים חדשים עבור לקוחות, כמו גם פרויקטים תוך-ארגוניים, כמו הטמעת מערכת ERP חדשה, פרויקט לוגיסטי של הקמת מחסן אוטומטי או פרויקט של הטמעת מדדים ארגוניים.
ארגונים גדולים או מסורתיים מנהלים בדרך כלל את הפרויקטים במודל המפל (Waterfall), מתודולוגיה שהוכיחה את עצמה במשך עשרות שנים. שלב התכנון במודל המפל מאפשר לזהות מראש את כל הכשלים והאילוצים שאיתם עשויים להתמודד לפני שיוצאים לדרך, והשיטה עובדת באופן טורי וחד-כיווני, כשכל שלבי הפרויקט מתוזמנים בה אחד אחרי השני. אבל כשמפתחים מוצר או שירות, לדוגמא, שלב התכנון עשוי לקחת חודשים ארוכים ולעיתים בשלב הביצוע מתגלות בעיות מה שמצריך חזרה לאחור לאחר שכבר הושקעו משאבי זמן וכסף רבים.
מודל המפל איבד את יעילותו כשהסביבה הפכה לדינמית וחייבה שינויים והתאמות תוך כדי תנועה בשל הקושי לצפות מה הלקוחות ידרשו מחר. מכאן נולדה הגישה האג’ילית, שמתמודדת עם הדינמיות וחוסר היציבות בצורה גמישה. לפי התפיסה הזו אין צורך לסיים את כל התכנון לפני הביצוע בפועל, והיא מתמקדת ביכולת להגיב לדרישות ולשינויים העולים תוך כדי הפיתוח או תוך כדי הפרויקט. השיטה מתנהלת באינטראקציות קצרות: שלב התכנון מתקצר, עוברים לשלב הביצוע ולאחר מכן שבים לתכנן ולבצע לסירוגין כדי להתאים את הפרויקט לדינמיות של השוק. יתרונות השיטה האג’ילית מתבטאים בפידבק שמקבלים תוך כדי העבודה, באבחון וטיפול מהיר בבעיות וכן בצוותים מולטי-דיסציפלינריים. אבל בשיטות האג’יליות יש קושי מובנה אחר: אין להן “מתכון” קבוע שאפשר להחיל על כל פרויקט ויש בהן מרכיב מרכזי של חוסר ודאות בגלל היעדר תכנון מעמיק לצד מענה לדרישות משתנות.
המודל ההיברידי: להשיג מטרות עסקיות
מתודולוגיית המפל היא שיטה מצוינת לפרויקט מאוד מורכב וארוך טווח שצריך לתכנן בקפידה, אבל מה עושים כשיש פרויקט שמוגדר באופן רופף או שלקוחות הקצה לא תמיד יודעים מה הם רוצים? אנחנו מזהים היום קושי אצל הלקוחות שבו מנהלי פרויקטים ובעלי תפקידים ניהוליים מנהלים מאבק יומיומי לנהל את הפרויקט בסביבה דינמית, וארגונים מכירים בעובדה שהם לא יכולים להרשות לעצמם להישאר מאחור עם שיטות ניהול הפרויקטים המסורתיות. אבל האם נכון לכל הארגונים לאמץ שיטות אג’יליות בכל פרויקט?
מצד אחד, אנחנו פוגשים היום, יותר ויותר לקוחות שמבקשים לעשות טרנספורמציה אג’ילית בארגון, כי זה מה שהם קראו, שמעו, והסיקו שנכון. עבור רבים שאנחנו פוגשים אג’ייל זאת BAZ WORD של תהליך חדשני, אבל יחד עם זאת, חשוב להבין, שלא ניתן לעשות את השינוי הזה בבת אחת, כי הייצור מורכב, התרבות הארגונית מובנית והדרג הניהולי צריך לתכנן תקציב ומשאבים מראש.
אנחנו מזהים שבמעבר לניהול אג’ילי יכולת התכנון והחיזוי של המנהלים בארגונים נותרה ללא מענה, והם מצאו את עצמם חוזרים לשיטות המסורתיות בשלב בו הזדקקו לתוכניות שנתיות ודוחות סטטוס בפרויקטים. לכן נוצר צורך בשיטת הכלאה אשר מחברת בין גישת האג’ייל לבין שיטות ניהול הפרויקטים והפורטפוליו המסורתיות.
סקר של ארגון ניהול הפרויקטים הבינלאומי שנערך בשנת 2019 (Pulse 2019 של PMI) מצא שארגונים בזבזו כמעט 11 אחוזים מההשקעה שלהם בפרויקטים בשנה החולפת בגלל ביצועים גרועים בפרויקטים. אם בשיטה המסורתית מטרת הפרויקט היא לסיים אותו בזמן, תוך עמידה בתקציב ותכנון שהוגדרו מראש, הרי שבפרויקט היברידי מטרת הפרויקט היא להשיג מטרות עסקיות ולהתמקד במידת ההצלחה והתועלת של הארגון. הפרויקט אמנם מתוכנן, אבל מאפשר גמישות ושינויים עתידיים שישפיעו על המשאבים שיידרשו לבצע אותו.
אם אתם ארגון קטן יחסית שמריץ כמה פרויקטים קטנים במקביל, ברכות! מומלץ לכם לעבוד לפי התפיסה האג’ילית: לחלק את הפרויקטים למנות קטנות ולתת לכל צוות לרוץ באופן אינדיבידואלי. הבעיה מתעוררת אצל ארגונים גדולים שיש בהם כמה צוותים וצריך להחליט איזה פרויקטים על הצוותים לבצע, וכאן מגיע הצורך בשיטת ההכלאה. איך עובד המודל ההיברידי? הצוות הניהולי המחובר לאסטרטגיה העסקית של הארגון פועל בשיטות המסורתיות: הוא מתכנן את תכנית העבודה ומגדיר איזה פרויקטים הם מרכזיים לארגון. את כל הפרויקטים האלה מחלקים לשלבים ולמנות קטנות כתת-פעילות של הפרויקט המרכזי, שאותם מנהלים הצוותים בתפיסה האג’ילית.
מודל בהתאמה אישית
כמי ששואב את היתרונות של כל שיטה, גם במודל ההיברידי יש מן הפשרה. ארגונים שרגילים לנהל פרויקטים באופן מסורתי יצטרכו לוותר על רמת הוודאות אליה הם רגילים אם יבחרו לנהל את הפרויקט באופן אג’ילי, בתמורה לגמישות וזריזות; ובאופן הפוך, צוותים של IT שעובדים באופן אג’ילי יכולים לראות בשיטה המסורתית חסרון בכך שהם נדרשים לוותר על חופש ומקבלים הכתבה מלמעלה על איזה פרויקטים הם צריכים לעבוד.
אבל מעל לכל, המודל הזה שואף לשנות את התפיסה שחייבים לבחור בשיטה אחת. עם ליווי נכון של ייעוץ ניהולי המתמחה בשיפור וייעול תהליכי עבודה, המודל ההיברידי הגמיש מאפשר לארגונים לבצע אופטימיזציה ביחס בין שתי השיטות כדי להתאים לאופי ולצרכים של כל אחד מהם. הוא מציע לכל ארגון לתכנן את המשימות באופן משתנה במהלך הפרויקט. במקום לקבוע את הרצף מראש, כשכל חלק בפרויקט תלוי בקודמו, הוא מתבצע בצורה דינאמית ומתמקד רק במשימות רלוונטיות שמביאות ערך.
ארגונים שעובדים בשיטה המסורתית ורוצים את הגמישות והיתרונות של האג’ייל חוששים שמעבר חד מדי לשיטה האג’ילית יכול לפגוע בפרויקטים שלהם בגלל הטרנספורמציה ממסגרת ניהולית אחת לאחרת עם צוותי עבודה שהורגלו לשיטה מסוימת. המודל ההיברידי מאפשר תהליך הדרגתי ונוח בין השיטות לפי קצב הטמעת השינוי בארגון. גם ארגונים שעובדים בשיטה האג’ילית ופוזלים לעבר שיטת המפל בגלל פרויקטים שגדלו והפכו למורכבים יותר – יחד עם הצורך בתכנון ארוך טווח – ימצאו את המודל ההיברידי כפתרון הטוב ביותר עבורם.
אהבתם?
קבלו את התכנים שלנו ישירות לתיבת המייל
זאת תחילה של ידידות מופלאה (:
ממש בקרוב נתחיל לשלוח לך תכנים, נתראה באינבוקס!
