ייעוץ ניהולי, תכנון
עתיד העבודה ההיברידית: איך ייראו המשרדים שלכם?
מודל העבודה שהיה נהוג לפני פרוץ הקורונה לא יחזור, והחברות שנדרשות להתאים את עצמן לעתיד תרבות העבודה מתמודדות עם דילמות: כמה שטחי משרד צריך להחזיק אם חלק מהעובדים נשארים בבית, איך מתכננים את המשרדים בצורה יעילה ומה העובדים רוצים?
בימים אלה מציינים שנתיים להתפרצות הקורונה בישראל, אשר בין יתר השלכותיה, גם שינתה את הדרך שבה אנו עובדים. כדי להבין עד כמה היא השפיעה על עולם העבודה מספיק להסתכל על ממצאי סקר שערכה חברת ‘גוגל’ באוקטובר האחרון: מעל 75% מהמשיבים סבורים שעבודה היברידית או גמישה תהיה הסטנדרט בארגונים שלהם בשלוש השנים הקרובות. ואם אתם זקוקים להוכחה נוספת, פשוט תשאלו את משאבי האנוש אצלכם בחברה, הם כבר יגידו לכם שעובדים היום לא מסתכלים על משרות פוטנציאליות ללא עבודה משולבת מהבית.
מה יותר חשוב: התייעלות כלכלית או העדפות העובדים?
העבודה המשולבת מקשה על מקבלי ההחלטות בכל חברה. מצד אחד, רוב העובדים היום מציבים אותה כתנאי להעסקתם, אך מצד שני העבודה מרחוק יוצרת בעיות בדידות וניתוק של קשרים חברתיים, מערימה קשיים בניהול ומשבשת את היצירתיות ואת תהליכי סיעור המוחות. המציאות מוכיחה שהרעיונות הטובים ביותר עולים במפגשים בלתי פורמליים בין אנשים, וקורים במסדרונות או בפינת הקפה. העבודה במשרדים אומנם משפיעה על הלכידות הארגונית ועל תחושת המחוברות והשייכות, אבל ברור לכולם שלעבודה מלאה מהמשרד יש גם מחירים אחרים: הפרת האיזון בין הבית לעבודה, פגיעה בפריון כתוצאה מנסיעות ועמידה בפקקי תנועה ומחיר כלכלי לעובדים ולמעסיקים, בדמות הוצאות על דלק, על שכירות שטחי משרדים גדולים ועל חשמל, חנייה, אוכל וכדומה.
למחיר הכלכלי יש תפקיד משמעותי, במיוחד בתקופה שבה חברות מחפשות את האיזון בין התייעלות ארגונית לבין מחוברות עובדים. במעבר למודל עבודה היברידי באופן קבוע יש פוטנציאל עצום לצמצום משמעותי בנדל”ן והזדמנות לתכנון יעיל, שגם מייצרים מודל נכון של עבודה וגם מנצלים את שטחי המשרד. תכנון חכם של השטח שמושתת על תפיסת הפעלה שמגיעה מניתוח מעמיק של צרכי הארגון ורצונות העובדים, יכולה להוביל לחסכון בקשת רחבה של עלויות, אותן אפשר להשקיע חזרה בעובדים.
במעבר למודל עבודה היברידי באופן קבוע יש פוטנציאל עצום לצמצום משמעותי בנדל”ן והזדמנות לתכנון יעיל, שגם מייצרים מודל נכון של עבודה וגם מנצלים את שטחי המשרד.
השאלה המרכזית שעולה בשטח היא מהו המודל ההיברידי הנכון ביותר, והתשובה היא שאין כזה. אין נוסחה אחידה שמתאימה לכל החברות. בסופו של דבר הפתרון חייב להיות ייחודי ומותאם באופן אישי, לא רק לכל חברה, אלא גם בתוך החברה, כי לכל יחידה צרכים שונים: יחידת הכספים שונה מצוותי הפיתוח; וצוות שעובד 100% מהזמן מתוך מעבדה שונה ממוקד שירות שיכול להיות רק 20% במשרד, לדוגמה.
כאשר ניגשים לתכנן את המשרדים נתקלים בדילמות ושאלות עמוקות, שלפעמים מציבות את המעסיק ואת העובדים משני צדי המתרס. אחת הדרכים היעילות לצמצום שטחי משרדים היא שימוש ב”עמדות חמות” לא קבועות, שבהן משתמשים העובדים שמגיעים באותו היום למשרד. אבל העובדים אוהבים דווקא פינה אישית וקבועה כדי “להרגיש בבית”, העדפה שלא עולה בקנה אחד עם הצורך בהתייעלות. הרי לא כלכלי לשכור שטחי משרדים עצומים עבור עובדים שמגיעים ליומיים בשבוע בלבד, ועוד לא התייחסנו לתחושת הניכור שעולה בהרגשת “אני לבד בקומה”. התלבטות נוספת היא בין חללים פתוחים לחללים סגורים, שיש לה השלכות על תפוקת עובדים בחללים פתוחים, על היכולת להתרכז בחלל גדול ורועש ועל המורכבות במציאות בה התעצמה העבודה בשיחות וידאו שמצריכות שקט ופרטיות.
מגמות בתכנון משרדים
אתגרי המעבר לעבודה היברידית ממשיכים ללוות חברות, והמציאות מוכיחה שאין ‘נורמלי’ אחד. כל חברה נדרשת להתמודד עם אתגרים מגוונים בעוצמות משתנות, אשר נובעים מציפיות העובדים, ההנהלה והמציאות בשטח.
הפרוגרמה ההיברידית מבוססת על מחקר חדשני המתייחס לשלושה פרמטרים עיקריים: עבודה מרחוק, Wellbeing ולכידות.
הדור הבא של תפיסת ההפעלה המשרדית מספק את הבסיס החיוני להצעדת הארגון קדימה. לפני שפונים לתכנון וניהול המרחב הפיזי, הכולל תשתיות, טכנולוגיות וניהול צוותי עבודה – יש צורך בניתוח ארגוני מעמיק. לכן הפרוגרמה ההיברידית מבוססת על מחקר חדשני המתייחס לשלושה פרמטרים עיקריים: עבודה מרחוק, Wellbeing ולכידות. כדי לתפור לכל ארגון את החליפה המתאימה ליחידות ולתפקידים השונים שבתוכו, חשוב להתאים את סביבת העבודה לתפקוד היומיומי ולהחליט לאיזה היבטים בעבודה ובתרבות הארגונית נותנים דגש.
בתכנון המשרדים העתידיים אנחנו רואים כמה מגמות עיקריות:
אזורי מפגש והתכנסות
ההגעה למשרד תהיה בעיקר בשביל קשרים חברתיים, סיעור מוחות ועבודה משותפת, כי עבודה פרטנית מול המחשב ניתן לעשות מרחוק. המגמה היא ליצור אזורי מפגש והתכנסות, שבהם גם חדרי ישיבות וגם אזורי פנאי למפגשים בלתי פורמליים.
“שכונות” עבודה
הפתרון לדילמה ‘חללים פתוחים או סגורים’ טמון ביצירת אזורי ישיבה משותפים אינטימיים יחסית, לצד חדרים שמאפשרים לעבוד בשקט ומתאימים לשיחות זום, לדוגמה. אותן שכונות יהיו משויכות ליחידות וצוותים, על פי היקף היברידי מתאים. כך העובדים ירגישו שייכות למתחם קבוע במשרד, ולא ירגישו בודדים בימים בהם לא הגיעו עובדים רבים נוספים, ומנגד – החברה תשמור על התייעלות.
תכנון גמיש
הפרוגרמה של המשרדים מחייבת גמישות מקסימלית בתכנון, אשר תאפשר מגוון שלם של צורות ישיבה ופתרונות לחלל. לדוגמה: פתיחה וסגירה של מחיצות בין חללים כדי לשלוט על גודלם, הזזת שולחנות לפי הדינמיות של צרכי העבודה ותכנון עמדות וחדרים מסוגים שונים כדי לתת מענה לצרכים המשתנים. התכנון דורש גמישות מרבית וסידור שונה במרחב כדי לתת פתרונות עתידיים לכל סיטואציה שהיא.
יצירת חלופות למשרדים המרכזיים
העבודה מרחוק מייצרת אפשרויות חלופיות למשרדים, שמקלות גם על העובדים וגם על החברות, שכבר לא צריכות להתחייב לבנייני משרדים רחבי ידיים וקומות שלמות שייקלטו את כל מאות או אלפי עובדי החברה.
בין החלופות שכל חברה יכולה לבחון:
– יצירת ‘האבים’ ושלוחות של משרדים בקרבת מגורי העובדים כסניף גיאוגרפי שאפשר להגיע אליו לעבוד. עובדים שנוסעים היום כשעה או יותר למקום העבודה, יוכלו ליהנות מסניפים קטנים בצפון או בדרום הארץ, לפי ניתוח מקום המגורים של העובדים. הסניף יהיה מעוצב כמו המשרדים של החברה ויהיו בו התקשורת, המתקנים והציוד של החברה, ואף ייתכן שהפעלתו תהיה נמוכה בהשוואה למשרדים היקרים שבמרכז הארץ.
– שכירת עמדות קבועות של החברה בחללי עבודה משותפים מאפשרת לעובדים להגיע ל”משרד” גם בימים שהם עובדים מרחוק. העמדות יהיו שייכות לחברה באופן קבוע, אך העובדים בהן יתחלפו.
– הקורונה הביאה חיינו פתרונות יצירתיים של עבודה מרחוק בבתי קפה, מלונות ואפילו גלריות במימון המעסיק. הסדרים בין מקומות מארחים לחברות הולידו חבילות לפי שימוש שיכולות לכלול גם אוכל ושתייה על חשבון החברה.
בסיכומו של דבר, היום כבר ברור לכולם שהעבודה ההיברידית כאן כדי להישאר. בזכות הטכנולוגיה אנחנו כבר לא כבולים לזמן ומקום קבועים, ולכן לחברות כבר אין צורך במשרדי ענק. עכשיו הגיע הזמן לאסוף את התובנות הללו ולהפוך אותן לעתיד העבודה ההיברידית בכל חברה: איך לתכנן את החלל ולהוציא ממנו את המקסימום, כיצד לשמור על הגמישות בעת שינויים ארגוניים של צמיחה וקיטון ואיך לגרום לעובדים להרגיש בבית גם כשהם במשרד, ולהפך.
אהבתם?
קבלו את התכנים שלנו ישירות לתיבת המייל
זאת תחילה של ידידות מופלאה (:
ממש בקרוב נתחיל לשלוח לך תכנים, נתראה באינבוקס!