ייעוץ ניהולי
האם הארגון שלכם ערוך להתמודדות עם משבר?
אף ארגון לא רוצה למצוא עצמו נקלע לאסון, למרות זאת אסונות מתרחשים, בין אם נרצה בכך ובין אם לאו. מה קורה אז לפעילותם העסקית של ארגונים? הנתונים הסטטיסטיים עגומים למדי. ב-2001, בעקבות הפיגוע בבנייני התאומים, פרסמה חברת המחקר והייעוץ הבינלאומית גרטנר דוח שבו נכתב כך: “המציאות היא כי עסקים רבים שחווים אסון לעולם לא מתאוששים… שניים מתוך חמישה עסקים שחווים אסון יסגרו תוך חמש שנים”. כשמדובר באסונות, אין הכוונה בהכרח לפיגוע טרור עולמי שישתלט על הכותרות בעולם במשך שבועות ארוכים או לרעידת אדמה בהיקף נרחב, עסקים יכולים לספוג פגיעה קשה, או לקרוס בגלל שורה ארוכה של מאורעות קטנים בהרבה: תנאי מזג אוויר קשים, תקלות חשמל ותקשורת, תקלות במערכת המים, פשיעה, התפרעויות אזרחיות, וכן הלאה והלאה.
כדי להתמודד באופן אופטימלי עם אירועים כאלה, מומלץ לכל עסק להקים “תכנית המשכיות עסקית” (Business Continuity Plan), שתכלול פתרונות שיאפשרו לפונקציות הקריטיות של העסק להמשיך לפעול גם בזמן משבר.
יש עסקים שעבורם תכנית שכזו חיונית במיוחד. בקטגוריה זו נמצאים ארגונים הכפופים לרגולציה: בנקים, הכפופים להוראות המפקחת על הבנקים באשר לשירותים שעליהם לספק גם בזמני חירום. חברות שהמחויבות שלהן ללקוחותיהן גבוהה במיוחד, שכן החוזה מחייב אותם לשלם קנס עצום אם לא יספקו במועד את הסחורה או השירות.
ממודעות ועד ניהול סיכונים
היכולת ל”המשכיות עסקית” צריכה להטריד במיוחד את מנוחתם של מנהלים וחברי דירקטוריון. פקודת החברות מטילה על דירקטורים ומנהלים חובות שונים שנועדו להגן על משקיעים ונושים, ובמקרה של נזק כבד הנגרם כתוצאה מאי היערכות לקטסטרופה שניתן היה לחזות מראש, האשמה תגולגל לפתחם. פוליסת ביטוח לא תציל את המצב: חברות ביטוח דורשות בדרך כלל הוכחות לתהליכי מניעה והערכות מקדימה שהתקיימו כדי למנוע את הנזק, ובהיעדרם – יקשו על שיפוי העסקים על הנזקים.
הדבר הראשון שנדרש מכל דירקטוריון, לפיכך, הוא מודעות. חברי הדירקטוריון צריכים להכיר את המונח ‘המשכיות עסקית’, ולברר האם הארגון מסוגל לעבור אירוע משברי בשלום. השלב השני הוא ניתוח המוכנות להשקיע: עד כמה מוכנה החברה להשקיע בהערכות בכדי למנוע או לצמצם את הנזק? המוכנות הזו תשתנה מחברה לחברה, בהתאם למידת הנזק שהיא עלולה לספוג (כמובא בדוגמה לעיל: חברות תחת רגולציה וכאלה הכבולות בחוזים מחייבים נמצאות בסיכון גדול יותר, ובהתאם לכך מוכנות להשקיע יותר בהתארגנות לקראת משבר).
בניתוח שכזה, צריך הדירקטוריון לשקול כמובן את עלות הנזק הישיר הנובע מהפסקת היצור, אך גם את הנזק המשני הנובע מהפגיעה במוניטין של העסק והפגיעה העתידית הצפויה ביכולת לגייס לקוחות.
ההכרה של ההנהלה בצורך להתכונן לשעת משבר וההחלטה להקים תוכנית המשכיות עסקית יבואו לידי ביטוי במסמך המפרט את מדיניות הארגון לניהול מצב משבר. מסמך זה מכיל את ההצרה הניהולית שקובעת מה היא רמת הסיבולת של העסק לנזקים שונים במרכיבים העסקיים שלו. בכדי לממש את מדיניות הדירקטוריון, יש צורך לזהות את הנכסים החיוניים של העסק, האלמנטים שאם פעולתם תשתבש השירות או המוצר יפגעו דרמטית. כשבונים תכנית המשכיות עסקית עבור פיצרייה, לדוגמה, ברור שאם התנורים מפסיקים לעבוד לא תהיה אפשרות לייצר פיצות. אם אספקת המים משתבשת, לעומת זאת, אפשר לעקוף את הבעיה בקלות יחסית באמצעות מקור מים חלופי אחר.
לאחר הגדרת הנכסים הקריטיים, יש לנתח את הפגיעות שלהם. מה יכול לגרום לנכסים הללו להיפגע? ובאיזו עוצמה יפגעו? היעדרות של מומחה מסוים העובד בארגון? אולי שיבושי חשמל? מחסור בחומרי אריזה שיגרום לכך שכל המוצרים יישארו במחסנים העולים על גדותיהם? בשלב זה צריך לחשב מהי ההסתברות להתרחשות של כל נזק. מהו הסיכוי להפסקת חשמל? האם הפסקות חשמל באזור זה מתרחשות פעם בשנה או פעם בשעתיים? ניהול סיכונים מלא בודק את ההסתברות לכל התרחשות כדי לערוך אפחות של סיכון לפגיעה בנכס החיוני – risk mitigation.
המשכיות עסקית בישראל
על אף שכל העסקים בעולם זקוקים לתכנית המשכיות עסקית, לכל אזור יש את המשברים שהוא מועד להם במיוחד. במדינת ישראל, למשל, קיימות סיטואציות המלחמה שאנחנו פוגשים בתדירות גבוהה. המשברים הנובעים ממלחמות לא מוגבלים רק לתקריות שעליהם שומעים בחדשות: משבר יכול לפקוד לא רק את המפעל בדרום שעליו נפל טיל, אלא גם את המפעל הירושלמי שמקבל את האריזות למוצריו ממפעל דרומי וכעת משתבשת שרשרת התספוקת שלו. סגירת נמל ימי – שלא לדבר על סגירת נמל תעופה, כפי שקרה בצוק איתן – משפיעה על הכלכלה הלאומית כולה. ארגונים שמשברים כאלה עלולים לגרום להם נזק עסקי משמעותי צריכים להיות ערוכים מבעוד מועד לצמצם את עוצמתו.
מדאיג יותר מסיטואציה מלחמתית, עם זאת, הוא תסריט של רעידת אדמה משמעותית. בארץ ישראל מתרחשות רעידות אדמה רחבות-היקף אחת למאה שנים בערך. האחרונה שבהן התרחשה ב-1927, מה שאומר שרעידת אדמה נוספת עלולה להכות בנו ממש בקרוב. אף אחד לא יכול לחזות מתי בדיוק זה יקרה, אבל ברור לחלוטין שרעידת אדמה כזו תתרחש ב-15 השנים הקרובות בהסתברות גבוהה ביותר. לרוע המזל, התשתית המבנית של מדינת ישראל לא בנויה להתמודדות עם רעידת אדמה כזו. על אף החלטת הממשלה בעניין משנת 2016, הדבר הטוב ביותר שניתן לומר הוא שכיום קיימים בישראל ‘איים של מוכנות לקראת רעידת אדמה’. וזה, כמובן, לא מספיק.
בשוק הפרטי, אין ספק שחברות יקצרו את הפירות אם יבחרו להשקיע בהתארגנות לקראת רעידת אדמה. גם אם הביטוח יכסה את כל הנזק הישיר, מוכנות כזו תאפשר תהליך התאוששות מהיר יותר ויתרון גדול בזמינות להספקת מוצרים ושירותים. ומה שנכון לאירועי רעידת אדמה, נכון גם לעוד מגוון רחב של אירועים: שריפה והצפה, התקפת סייבר וגניבת זהות. אחרי כל אירוע משברי מהדהד, כשעסקים רבים סופגים נזקים מהם יתקשו להתאושש, ישנם גם עסקים שיוצאים וידם על העליונה. לא רק שהתפקוד העסקי שלהם ממשיך באופן תקין, הם גם רוכשים מוניטין של עסק אמין ועמיד. כך למשל, אחרי הוריקן ‘הארווי’ שהציף את העיר יוסטון בטקסס, זכתה חברת שיווק אינטרנטי קטנה בשם Gaille Media לסיקור מעריך בתקשורת האמריקאית. הסיבה? היערכות מראש להמשכיות עסקית. על אף שמשרדי החברה הוצפו לחלוטין ולא ניתן היה להיכנס אליהם במשך שלושה חודשים, החברה המשיכה לעבוד כרגיל בזכות גיבויים מלאים על ענן.
בשורה התחתונה, תכנית המשכיות עסקית יעילה “מבטחת” ארגונים כנגד הפסדים עצומים בהשקעה שאינה גבוהה בהכרח. אם נחזור לדוגמה של הפיצרייה, יועץ המשכיות עסקית לא בהכרח יציע לבעלים לרכוש תנור חליפי או גנרטור לשעת חירום – אפשר גם להגיע להסכם על שימוש בתנורי המאפיה מעבר לכביש, או אולי להצטייד במאגר עצי הסקה. בנייה נכונה של תכנית המשכיות עסקית מתבססת, במידת האפשר, על פתרונות תהליכיים ולא תשתיתיים. כנראה שניתן למנוע כל משבר בהשקעה של כמה מיליארדי שקלים, אבל הדבר הנבון הוא להשיג תוצאות טובות לא פחות בזכות חשיבה יצירתית מחוץ לקופסה.
אהבתם?
קבלו את התכנים שלנו ישירות לתיבת המייל
זאת תחילה של ידידות מופלאה (:
ממש בקרוב נתחיל לשלוח לך תכנים, נתראה באינבוקס!
