ייעוץ ניהולי
איך מנהלים את העובדים באפקטיביות בשגרה החדשה?
שיטות העבודה המשתנות שנכפו עלינו בחסות הקורונה מכתיבות שגרה ניהולית שונה. למרות העבודה מרחוק ואי הוודאות בתרבות הארגונית, ישנם 3 דברים שכל חברה ועסק יכולים לעשות כדי להגביר את יעילות העבודה.
נגיף קורונה טרף את הקלפים בכל העולם, ופרט להיבט הבריאותי, ההשפעה הכי גדולה שלו היתה על הכלכלה. אין ענף אחד שלא נדרש לשנות את התרבות הניהולית שלו, את אופן העבודה או את זרימת המידע בין הפונקציות השונות בחברות עסקיות. הגיוני לשער שספרי מנהל עסקים וביוגרפיות רבות עוד ייכתבו אודות המגפה ו’אפקט הקורונה’ על המשק במהלך השנים הבאות.
הרצון של עסקים לחזור לשגרת העבודה בשילוב החשש מהנגיף והחמרת המגבלות, מכניס את המנהלים למצב חדש שלא הכירו: עובדים העובדים מרחוק בפרקי זמן ארוכים תחת מגבלות תנועה ומורכבות חינוך הילדים מהבית. ההערכות הן שבחודשים הבאים יתנהל קרב פנים-ארגוני על תרבות הארגון, כאשר השאלות מה מותר ואסור, מה לגיטימי ומקובל ומהם לוחות הזמנים למתן מענה לפניות לקוחות ינועו מקיצון אחד לקיצון אחר, ואי-הוודאות תעלה בהתאמה.
שינוי שיטת העבודה
מנהלים רבים, מהמנכ”ל ועד לראשי צוותים, יאלצו לנהל את הארגון והעובדים בצורה שונה ממה שהיו רגילים. אין דרך לשמור על אותם קצבי סנכרון ותלות הדדית כאשר מפסיקים לעבוד באותו חלל משותף ועוברים לעבודה מרחוק.
שיטות עבודה הן דינמיות ומתחלפות בהתאם לשינויים חברתיים וטכנולוגיים. לפני מספר שנים, מדריכי הניהול עוד העבירו את כולנו מכתיבת עשרות מיילים לישיבות פרונטליות. לאחר מכן הגדירו משך ישיבה כך שלא תיפגע האפקטיביות עד שהגענו ל- Stand-Up Meetings של 5 דקות, 3 פעמיים ביום. כל זאת בשביל לסנכרן ולמקד את העובדים במשימות שלפניהם. היום אנחנו חוזרים אחורה במובן מסוים: לא יהיו פגישות מרובות משתתפים, וגם אם כן, חלק מהצוות יהיה בבית בזמינות משתנה. גם לא יהיה אפקטיבי לעלות את כולם בתוכנות דיונים און-ליין או בטלפון, כי בעיות התקשורת לבדן יגרעו מחצית מזמן הישיבה.
אז מה עושים? איך משמרים את המכונה האנושית מעל המכונות הפיזיות המופעלות בחברות? הכול מתחיל ונגמר בסט כללים וכלים הניתנים לעובד בכל דילמה או צומת דרכים בעבודה. המערכת חייבת להיות מוגדרת כך שהעובד יוכל לקבל את ההחלטות הנכונות בצורה מיידית ללא תלות באף גורם ובזמינותו. ומה אם בכל זאת אין בידיו את הפתרון? גם כאן מערכת הכלים והכללים מגדירה מתי ואיך עליו לפנות למנהלו הישיר להחלטה, לאחר איסוף מידע והצגת אלטרנטיבות. באמצעות מתן הכלים לעובד, הוא יוכל לבצע את עבודתו כמעט במנותק ממשרדי החברה, בזמנים שונים ומבלי לפגוע ברצף העבודה של יתר החוליות. למעשה, רק בצמתים מוגדרים, דוגמת סוף יום, סוף שבוע או לקראת מועד חשוב – יהיה עליו לקבוע עם מנהליו לעדכונים ולקבלת הסכמות ואישורים לביצוע.
3 צעדים להשבת האפקטיביות
סט הכללים והכלים לעובדים כולל 3 רמות הקשורות ושזורות אחת בשנייה:
1. הגדרת שיטות הליבה המובילות את קבלת ההחלטות. בבסיס העבודה עומדות תמיד שיטות הליבה של החברה שצריכות להיות מוגדרות וברורות לכל העובדים. שיטות הליבה הן המצפן שאין עליו עוררין, ולא מציגים חלופות שסותרות אותן. שיטות אלה הן שמובילות את כל שדרת המנהלים והעובדים בכל קבלת החלטה, לדוגמה: שמירה על אספקה תמידית למרות העלות, כמות על פני איכות, העדפת איכות על פני עמידה בזמנים, הקפדה על עלות מינימלית, אפס מלאי תוצרת גמורה וכדומה. כל ארגון מגדיר לעצמו את שיטות הליבה שחשובות לו ודואג שהן יהיו ברורות לכל מנהל ועובד בשרשרת.
2. הצבת יעדים ממוקדים. יש לתת לכל עובד יעדים רלוונטיים המחדדים וממקדים את משימותיו, מסבירים לו היכן הוא מועיל והכרחי והיכן פחות ומאפיינים את הציפיות ממנו. בנוסף ליעדים האישיים, יש להגדיר טווח התנהלות בתוך היעדים, כך שכל עובד יוכל להפיק את המקסימום בתוך עולם אחריותו. לדוגמה: לאחראי תפ”י הוצב יעד של 3 SETUP’s בשבוע וטווח של 2-4 SETUP’s. בהכינו את תוכנית הייצור השבועית, אותו אחראי תפ”י לא צריך לקבל אישור לפעולה כל עוד נשמר הטווח שהוגדר לו, וישנם בין 2-4 SETUP’s בתוכנית. יעד מוגדר זה מייתר שליחת מיילים, שאילת שאלות וקבלת אישורים, ומאפשר לעובד ולמנהליו להמשיך בעבודתם ללא הפרעה או בירוקרטיה.
3. הגדרת נקודות זמן לדיווח ועדכון עבור העובדים והמנהלים. נקודות שוטפות וקבועות אלה הן אותם צמתים מוגדרים לעדכונים ולקבלת הסכמות ואישורים לביצוע. קביעת המועדים מונעת התכתבות באין-סוף מיילים, הודעות וטלפונים במהלך היום, ומאפשרת שמירה על זרימת המידע בכל השדרות. כך, שכאשר מגיעים למועד העדכון – עוברים בדיוק על היעדים והמדדים ומשיגים אפקטיביות גבוהה בהרבה.
תרגיל למנהלים: תוך כמה זמן המפעל עוצר?
מתן כללים וכלים לעובדים קיימים בכל ספרי הניהול ותורות הניהול הרחיבו על כך רבות. רובנו אימצנו את המסקנות, אך לא תמיד יישמנו בשטח, מכיוון שחיינו מיום ליום והעובדים תמיד סביבנו. גם אם אתם מנהלים בכירים ואכן מיישמים את הדברים, לרוב הם לא מחלחלים מטה לכל שדרת הניהול. אם תרצו לבדוק זאת, עשו תרגיל עם ראשי הצוותים ומנהלי המחלקות שבתחתית הפירמידה: הכניסו אותם ליום שלם ללא טלפונים לחדר ישיבות, ובחנו תוך כמה זמן המפעל עוצר כאשר העובדים נותרים ללא המנהלים.
לאחר שתתחקרו את סיבות העצירה, תראו שבמרבית הפעמים לא ניתנו כללים וכלים לעובדים להמשיך לעבוד, והתלות שלהם בהחלטות מנהלים קריטית. כדי לפתור זאת ולהגביר את יעילות העבודה, ישמו את שלושת הצעדים להשבת האפקטיביות. הם נכונים לכל שגרה, ולא רק פוסט-קורונה.
אהבתם?
קבלו את התכנים שלנו ישירות לתיבת המייל
זאת תחילה של ידידות מופלאה (:
ממש בקרוב נתחיל לשלוח לך תכנים, נתראה באינבוקס!
